In betrieblichen Alltag werden viele verschiedene Dienstleister für diverse Aufgaben eingebunden. Nicht jeder dieser Dienstleister ist zwangsläufig ein Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 28 Datenschutz-Grundverordnung. Trotzdem sollte jedes Unternehmen, jeder Verein bzw. jede Organisation seine Dienstleister einzeln überprüfen, ob über diese bzw. deren genutzte Dienstleistungen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Folgenden Sie hierbei den anvertrauten personenbezogenen Daten und überprüfen Sie, ob Ihr Dienstleister diese in Ihrem Auftrag verarbeitet (direkt oder aber auch indirekt). Sollte diese der Fall sein, dann wird es sich bei Ihrem Dienstleister mit ziemlicher Sicherheit um einen Auftragsverarbeiter handeln. Beispiele für Dienstleistungsbereiche, in denen häufig der Dienstleister auch ein Auftragsverarbeiter ist:
- Clouddienstleistungsunternehmen
- Webdienstleistungsunternehmen
- Anbieter von Plugins
- Anbieter von EMail-Dienstleistungen
- Entgeltabrechnungs-Dienstleister (nicht Steuerberater)
- dezentrale Zeiterfassungsunternehmen
- Konferenzsysteme
- Wartungsdienstleister für EDV-Service mit Fernzugriff
- Buchhaltungsdienstleister (nicht Steuerberater)
- externe Fuhrparksverwaltung
- Archivierungsdienstleister
- Entsorgungsdienstleister
- Pfortendienste
- u.v.m.
Kommt man zu dem Schluss, dass der Dienstleister personenbezogenen Daten im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet (hierzu gehört auch das Speichern, Sichern, Bewerten, Vernichten, Einsehen), so sind in der Regel die Vorschriften des Art. 28 DS-GVO zu beachten. Dies bedeutet, dass unter anderem ein formgerechter Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu erstellen ist. Auch sind einige Garantien zu beachten, z.B. technische und organisatorische Maßnahmen.
Weiter Einblicke zu diesem Thema erhalten in unserem Seminar zu diesem Thema: Auftragsverarbeitung im Sinne der DS-GVO